Was ein CRM macht, und was du dafür heute schon tust
Ein CRM ist eine gemeinsame Ablage für drei Dinge: Kontakte, was mit ihnen besprochen wurde, und was als Nächstes ansteht. Alles davon führst du bereits, nur an verschiedenen Orten.
Bei den meisten Ein-Personen-Betrieben sind das drei: die Kontakte im Handy, die Gesprächsverläufe im Postfach, die Termine und Erinnerungen im Kalender oder auf Papier. Jeder dieser Orte funktioniert für sich. Das Problem entsteht an den Übergängen, wenn du eine Information an einem Ort suchst, an dem sie nicht liegt.
Die Frage ist also nicht, ob du Kundenbeziehungen verwaltest. Die Frage ist, ob die Verteilung dich schon Geld kostet.
Für die Einordnung im Werkzeug-Gesamtbild lohnt der Blick auf Kostenlose Marketing-Tools, wo das CRM als einer von mehreren Bausteinen vorkommt.
Ab wann sich ein CRM für einen kleinen Betrieb lohnt
Die übliche Antwort lautet: ab einer bestimmten Anzahl Kontakte. Das ist die falsche Größe. Fünfhundert Adressen in einer Liste, mit denen du nichts vorhast, sind kein Grund für ein System. Zwölf laufende Gespräche, bei denen du den Überblick verlierst, sind einer.
Die verbreiteten Kriterien helfen dir außerdem nicht weiter, weil sie ein Team voraussetzen. „Mehrere Personen kommunizieren mit denselben Kontakten" ist ein sinnvoller Trigger für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitenden und für dich bedeutungslos, solange du allein arbeitest.
Diese vier Fragen sind auf einen Ein-Personen-Betrieb zugeschnitten:
| Frage an dich | Ja | Nein |
|---|---|---|
Ist dir in den letzten drei Monaten ein Nachfassen entfallen, an das du dich später erinnert hast? | ☐ | ☐ |
Musstest du Kontaktdaten schon einmal an zwei Stellen gleichzeitig korrigieren? | ☐ | ☐ |
Könntest du ohne Nachsehen sagen, mit wie vielen Interessenten du gerade im Gespräch bist? | ☐ (Nein zählt als Ja) | ☐ |
Arbeitet außer dir noch jemand mit denselben Kontakten? | ☐ | ☐ |
Zwei oder mehr Ja: Die Prüfung lohnt sich. Dann löst ein CRM ein Problem, das du hast.
Null oder ein Ja: noch nicht. Dann kaufst du eine Lösung, für die dir die Aufgabe fehlt.
Die dritte Frage ist die aussagekräftigste. Wer die Zahl seiner laufenden Gespräche nicht aus dem Kopf nennen kann, hat entweder viele davon oder keinen Überblick. Beides spricht für ein System.
Solange eine Tabelle reicht: die drei Gründe zu warten
Wenn du unter der Schwelle liegst, ist eine sauber geführte Tabelle nicht die Notlösung. Sie ist die richtige Antwort, und zwar aus drei Gründen.
Der Aufwand liegt in der Pflege, nicht im Werkzeug. Ein CRM, das niemand füllt, hilft genauso wenig wie eine Tabelle, die niemand aktualisiert. Wer die Disziplin für die Tabelle nicht aufbringt, bringt sie für das System auch nicht auf, und hat dann zusätzlich ein Abo.
Jedes System, das du jetzt wählst, verlässt du später wieder. Die Wechselkosten steigen mit jedem Monat Datenbestand. Ein Umzug mit achtzig Kontakten ist ein Nachmittag, einer mit achthundert eine Woche.
Das Geld ist anderswo wirksamer. Bei einem Jahresbudget von rund 200 Euro für dein gesamtes Marketing, dem Referenzwert, mit dem wir hier durchgängig rechnen, konkurriert ein CRM-Abo direkt mit dem Newsletter-Werkzeug. Und das Newsletter-Werkzeug erzeugt Kontakte, während das CRM sie verwaltet. In der Reihenfolge kommt das Erzeugen zuerst.
Wie eine Tabelle aussieht, die trägt, und was die Datenschutz-Grundverordnung dafür verlangt, steht in Kundendaten verwalten.
Für den Vergleich hier reicht ein Satz dazu. Eine Tabelle trägt so lange, wie du sie ohne Nachdenken sortieren und filtern kannst. Sobald du jedes Mal überlegst, welche Spalte gerade gilt, ist die Grenze erreicht.
Was CRM-Systeme für kleine Unternehmen kosten
Hier wird es unübersichtlicher, als die Vergleichsseiten es darstellen.
Die Tarifmodelle sind nicht direkt vergleichbar: HubSpot nennt für Starter einen Einstiegspreis von 15 Euro je Lizenz und Monat; Brevo nennt für Starter 7 Euro im Monat [1][2]. Bei Brevo richtet sich der Tarif unter anderem nach dem E-Mail-Volumen, bei HubSpot nach Lizenzen und Funktionen. Prüfe vor dem Abschluss den aktuellen Preis und die Abrechnungsweise auf der Anbieterseite.
- Monatspreis mal zwölf rechnen. Zwölf Euro im Monat sind 144 Euro im Jahr und damit der größere Teil eines 200-Euro-Jahresbudgets.
- Monats- gegen Jahreszahlung stellen. Derselbe Tarif kostet je nach Abrechnungsweise unterschiedlich viel.
- Das Limit des Gratis-Tarifs auf der Preisseite des Anbieters nachlesen. Ratgeber-Angaben veralten schneller als die Tarife selbst.
Die Ausgabe kann sich lohnen. Sie sollte nur eine bewusste Entscheidung sein.
Auch „kostenlos“ bedeutet je nach Anbieter etwas anderes. HubSpot führt ein kostenloses CRM-Angebot, Brevo Free erlaubt bis zu 300 versendete E-Mails pro Tag, und Zoho CRM nennt im Free-Tarif bis zu drei Nutzer [1][2][3]. Das sind unterschiedliche Leistungen und daher kein unmittelbarer Tarifvergleich.
Für dich heißt das zweierlei. Erstens: Verlass dich auf keine Zahl in keinem Ratgeber, auch nicht auf die in diesem. Sieh vor der Anmeldung auf der Preisseite des Anbieters nach, das kostet fünf Minuten. Zweitens werden Gratis-Tarife nicht nur größer. Wer heute unter einem Limit bleibt, kann es in zwei Jahren überschreiten, ohne selbst gewachsen zu sein.
Was für die reine Preisfrage und die Gratis-Angebote im Detail gilt, steht in Kostenloses CRM.
*Hinweis zur Werbung: Wenn du dich über einen Link in diesem Beitrag bei einem Anbieter anmeldest, erhalten wir unter Umständen eine Provision. Für dich ändert sich der Preis dadurch nicht. Mehr dazu auf unserer Seite zur Transparenz bei Werbung.*
Vier Werkzeuge, die für Ein-Personen-Betriebe funktionieren
Die Vergleichsseiten führen siebzehn oder einundsiebzig Anbieter. Für einen Ein-Personen-Betrieb kommen davon vier realistisch infrage, und die Auswahl folgt drei Kriterien: deutschsprachige Oberfläche, ein dauerhaft kostenloser Tarif und keine befristete Testphase, und ein Datenexport ohne Aufpreis.
Das kostenlose CRM von HubSpot bietet eine breite Funktionspalette [1].
Brevo lohnt den Blick, wenn du ohnehin einen Newsletter versendest: Im kostenlosen Tarif sind bis zu 300 E-Mails am Tag enthalten [2].
Zoho ist umfangreicher, als die meisten brauchen, und dadurch am Anfang unübersichtlich. Der kostenlose CRM-Tarif ist laut Anbieter für bis zu drei Nutzer ausgelegt [3]. Für später ein Kandidat.
Eine Tabelle bleibt der vierte ernsthafte Kandidat, solange du die vier Fragen weiter oben nicht mindestens zweimal mit Ja beantwortest. Das ist ernst gemeint. In diesem Vergleich ist die Tabelle am häufigsten die richtige Option.
Der Unterschied zwischen den ersten drei ist für einen Ein-Personen-Betrieb kleiner als der Unterschied zwischen „ein System benutzen" und „keines benutzen". Nimm das, dessen Oberfläche dir zusagt, und wechsle später, wenn du weißt, was dir fehlt.
Die Frage vor dem Start: Wie kommst du wieder raus?
Bevor du den ersten Kontakt einträgst, sieh nach, wie du sie wieder herausbekommst. Das ist die Frage, die am spätesten auffällt und dann am meisten Arbeit macht.
Drei Punkte, die du vor der Anmeldung prüfen solltest:
- Welche Exportmöglichkeiten und Tarifgrenzen gelten? HubSpot dokumentiert den Export von Datensätzen, Brevo den CSV-Export von Kontakten und Zoho bis zu zehn kostenlose Exportvorgänge im Free-Tarif [4][5][6]. Prüfe die Bedingungen deines konkreten Tarifs.
- Werden Notizen und Gesprächsverläufe mitexportiert oder nur die Stammdaten? Die Exportfunktionen unterscheiden sich im Umfang. HubSpot weist Aktivitäten wie Anrufe oder Notizen als separate Exporte aus; kontrolliere deshalb vorab, welche Informationen in deiner Datei enthalten sind [4].
- Was passiert beim Überschreiten des Limits? Die Antworten reichen von „du kannst nichts Neues anlegen" bis „ältere Einträge werden nicht mehr angezeigt". Der Unterschied ist erheblich, und er steht selten in der Tarifübersicht.
Wenn du bei den vier Fragen unter zwei Ja bleibst, ist die nächste sinnvolle Handlung eine ordentliche Tabelle. Wie die aussieht, steht in Kundendaten verwalten.
Und wenn die Schwelle später doch fällt, hast du mit einer sauber geführten Tabelle die beste Ausgangslage für den Umzug. Die Felder stehen schon, die Dubletten sind raus, und der Import in ein CRM dauert dann einen Nachmittag.
KundenStart Newsletter
Erst die Reihenfolge, dann das Werkzeug
Die Sichtbarkeits-Checkliste zeigt dir, welcher Schritt bei dir gerade dran ist und welches Werkzeug er braucht.
Jetzt eintragenHäufige Fragen zum CRM für kleine Unternehmen
Gibt es ein CRM, das dauerhaft kostenlos ist?
Ja, mehrere. Begrenzt wird über die Kontaktzahl oder den Funktionsumfang; die Laufzeit ist unbegrenzt. Diese Grenzen ändern sich allerdings. Details in Kostenloses CRM.
Was kostet ein CRM für ein kleines Unternehmen?
Das hängt vom Tarifmodell ab: HubSpot Starter beginnt laut Anbieter bei 15 Euro je Lizenz und Monat, Brevo Starter bei 7 Euro im Monat [1][2]. Vergleiche die enthaltenen Funktionen und Abrechnungsweisen.
Reicht Excel als CRM?
Unterhalb der Schwelle aus diesem Beitrag ja. Wie eine solche Tabelle aussehen muss, steht in Kundendaten verwalten.
Ist ein CRM DSGVO-konform?
Die Frage ist ungenau gestellt. Systeme sind konfigurierbar; konform wird die Nutzung durch deine Einstellungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter.
Brauche ich als Einzelunternehmer überhaupt ein CRM?
Nur wenn mindestens zwei der vier Fragen aus diesem Beitrag mit Ja zu beantworten sind.
Weiterführend
Kostenlose Marketing-Tools
Welches kostenlose CRM passt zu dir? 4 Tools, ein Entscheidungsbaum
Kostenloses CRM für kleine Unternehmen: 4 Tools im ehrlichen Vergleich mit verifizierten Free-Limits, Entscheidungsbaum – und wann du noch keins brauchst.
Kostenlose Marketing-Tools
Kostenlose Marketing-Tools: der Starter-Korb in 4 Bausteinen
Kostenlose Marketing-Tools sortiert nach vier Bausteinen statt endloser Liste: Website, Design, Präsentation, Schaufenster – mit ehrlicher „reicht free?“-Grenze.