Das beste kostenlose CRM für dich ist wahrscheinlich gar keins. Solange du unter rund 20 aktiven Kontakten bleibst und Follow-ups zuverlässig aus deinem Kalender heraus passieren, schlägt eine gepflegte Tabelle jedes Tool auf dieser Seite. Der Moment, in dem das kippt, sieht meistens so aus: Ein Interessent schreibt „Melden Sie sich im September nochmal“. Im September erinnert dich niemand daran.
Dieser Beitrag zeigt dir vier kostenlose CRMs mit verifizierten Free-Limits, einen Entscheidungsbaum, der dir sagt, welches zu deiner Situation passt, und die ehrliche Antwort, wann du noch gar keins brauchst.
Das Wichtigste in Kürze
- Tabellen-Grenze: Bis etwa 20 aktive Kontakte reicht eine gepflegte Tabelle; ein CRM lohnt sich erst, wenn dir vergessene Follow-ups Aufträge kosten.
- Drei Kernfunktionen: Für eine Person zählen Kontakte mit Verlauf, Wiedervorlagen und eine einfache Pipeline-Ansicht, nicht die Nutzerzahl.
- Vier Kandidaten ohne Testsieger: HubSpot, Brevo, Zoho CRM und CentralStationCRM decken den Solo-Bedarf ab (Stand Juli 2026). Der Entscheidungsbaum weiter unten benennt je Situation einen anderen Gewinner.
- Bezahlgrenze: Jedes Gratis-CRM ist der Einstieg in ein Bezahlmodell; ab rund 10 bis 20 Euro im Monat lohnt sich der nächste Schritt oft schon.
- 60-Minuten-Start: In rund 60 Minuten bist du startklar, wenn du dich auf Kontakte, Pipeline und Wiedervorlagen beschränkst.
Brauchst du überhaupt schon ein CRM?
Nicht unbedingt. Solange du unter etwa 20 aktiven Kontakten bleibst und Follow-ups zuverlässig aus dem Kalender heraus passieren, ist eine gepflegte Tabelle das bessere „CRM“. Eine Tabelle kann eine Liste führen und Notizen sammeln; was sie nicht kann, sind automatische Erinnerungen, ein Gesprächsverlauf pro Kontakt oder eine Pipeline-Übersicht auf einen Blick.
Drei Signale zeigen dir, dass die Tabelle bricht:
- Vergessene Zusage: Du verlierst zugesagte Wiedervorlagen wie das „Melden Sie sich im September nochmal“ von oben.
- Fehlender Verlauf: Du weißt bei einer neuen Anfrage nicht mehr, was beim letzten Kontakt besprochen wurde.
- Zu viele offene Angebote: Du hast mehr als etwa fünf offene Angebote gleichzeitig im Kopf.
Das ist eine offengelegte Daumenregel aus der Beratungspraxis: ein Erfahrungswert zur groben Orientierung, nicht das Ergebnis einer gemessenen Studie mit einer exakten Grenze.
Ein CRM lohnt sich ab dem Moment, in dem dich vergessene Follow-ups Aufträge kosten, nicht ab dem Moment, in dem du gründest. Wenn du noch am Aufbau deiner Sichtbarkeit arbeitest, ist ein CRM ohnehin nicht dein nächster Schritt: Die passende Einordnung findest du im Beitrag zu sichtbar werden ohne großes Budget.
Was ein CRM für dich können muss und was nicht
Für eine Person mit 20 bis 200 Kontakten muss ein CRM genau drei Dinge können: Kontakte mit Verlauf führen, Wiedervorlagen setzen und eine einfache Pipeline anzeigen. Alles andere ist verzichtbar. Das ist die Umkehrung dessen, wie die meisten Anbieter ihre Tarife bewerben: Sie stellen Nutzerzahlen und Automatisierungstiefe in den Vordergrund, Kriterien, die für Vertriebsteams zählen, nicht für eine einzelne Person.
Bewerte ein Gratis-CRM stattdessen an diesem Raster: Kontakte-Limit im Free-Tarif, ob Wiedervorlagen beziehungsweise Aufgaben enthalten sind, ob es ein Pipeline-Board gibt, wie gut die Bedienung auf Deutsch funktioniert, wo die Server stehen, ob ein Datenexport möglich ist, und was der erste Bezahltarif kostet.
- Kontakte-Limit statt Nutzerzahl: Du bist eine Person. Die Nutzerzahl im Tarif ist fast immer irrelevant, das Kontakte-Limit dagegen die knappe Ressource.
- Wiedervorlage vor Automation: Eine zuverlässige Erinnerung schlägt jede Marketing-Automation, die du als Einzelperson ohnehin selten nutzt.
- Export vor Feature-Tiefe: Ob du deine Daten wieder herausbekommst, ist wichtiger als KI-Scoring oder Callcenter-Funktionen, die in Solo-Tarifen kaum greifen.
Bewerte Gratis-CRMs an drei Kernfunktionen und dem Kontakte-Limit, nicht an der Feature-Liste, die für Vertriebsteams geschrieben wurde.
Werbung. Ab hier nennst du dir konkrete Anbieter, zum Teil über Affiliate-Links (mit einem Sternchen markiert). Buchst du darüber, erhält KundenStart möglicherweise eine Provision. Für dich ändert sich der Preis dadurch nicht. Mehr zu unseren Empfehlungsgrundsätzen liest du auf der Seite Transparenz & Werbung.
4 kostenlose CRMs im ehrlichen Vergleich
Vier Gratis-CRMs decken den Bedarf kleiner Unternehmen ab: HubSpot* mit dem größten Funktionsumfang, Brevo mit CRM und Newsletter aus einem Guss, Zoho CRM als solide Mitte und CentralStationCRM als deutscher, DSGVO-strenger Kandidat, mit klar unterschiedlichen Free-Grenzen. Jedes der vier Profile hat einen eigenen Haken, den du kennen solltest, bevor du dich entscheidest.
Die Entscheidung kommt vor den Detailprofilen: Wenn du Newsletter und CRM verbinden willst, starte mit Brevo. Wenn dir Serverstandort Deutschland wichtiger ist als Funktionsfülle, prüfe CentralStationCRM. Wenn du möglichst lange kostenlos im CRM bleiben willst und mit Branding leben kannst, ist HubSpot der erste Blick. Wenn ihr zu zweit oder zu dritt arbeitet und Anpassbarkeit wichtiger ist als Einfachheit, nimm Zoho CRM in die engere Wahl. Die Profile darunter erklären nur noch, welchen Haken du mit diesem Pfad akzeptierst.
Alle Zahlen sind im Faktencheck an den Anbieter-Preis- und Hilfeseiten verifiziert, Stand Juli 2026. Das sind Hot-Facts mit quartalsweisem Re-Check, weil Hersteller ihre Free-Limits ohne Vorwarnung ändern können. HubSpot ist dafür das aktuellste Beispiel: Das Kontakte-Limit im Free-Tarif liegt heute deutlich niedriger, als ältere Vergleichsartikel oft noch nennen.
| Tool | Kontakte (Free) | Nutzer (Free) | Erster Bezahltarif ab |
|---|---|---|---|
HubSpot CRM* | 1.000 Kontakte [1] | 2 Nutzer [1] | ca. 20 €/Nutzer/Monat [6] |
Brevo | bis zu 100.000 Kontakte [2] | 1 Nutzer [2] | ab ca. 7 €/Monat [7] |
Zoho CRM | rund 5.000 Datensätze [3] | 3 Nutzer [3] | ca. 14 US-Dollar/Nutzer/Monat [8] |
CentralStationCRM | 200 Kontakte [4] | 3 Nutzer [4] | 24 €/Monat, Team-Tarif [4] |
HubSpot CRM*
HubSpot bietet im Vergleich das größte CRM-Funktionsspektrum: bis zu 1.000 Kontakte und 2 Nutzer kostenlos, ohne Ablaufdatum [1], dazu Pipeline, Aufgaben und E-Mail-Anbindung. Der Haken: HubSpot setzt eigenes Branding auf Formulare und E-Mails im Free-Tarif [1], und der erste Bezahltarif (Sales Hub Starter) springt mit rund 20 €/Nutzer/Monat spürbar höher als bei den anderen drei Kandidaten [6]. Serverstandort und DSGVO-Konformität regelt HubSpot als US-Anbieter über Standardvertragsklauseln. Das ist keine Rechtsberatung, im Zweifel selbst prüfen. Für wen ehrlich: für alle, die mit maximal ein paar Hundert bis rund 1.000 Kontakten planen und so lange wie möglich kostenlos bleiben wollen, auch wenn das Branding sichtbar bleibt.
Brevo
Brevo verbindet CRM und Newsletter-Versand in einem Tool: bis zu 100.000 Kontakte im Free-Tarif [2], allerdings mit nur einem Nutzer-Sitz [2], dazu ein einfaches Pipeline-Board für Vertriebs-Kontakte. Der Haken liegt beim Versand, nicht beim CRM: 300 E-Mails pro Tag sind das Limit [2], Details dazu liest du im Beitrag zum Newsletter kostenlos erstellen. Serverstandort ist Europa, was für DSGVO-Fragen ein Pluspunkt ist. Für wen ehrlich: für alle, die Kundenverwaltung und Newsletter nicht in zwei getrennten Tools pflegen wollen und mit einem Nutzer-Sitz auskommen.
Zoho CRM
Zoho CRM liegt in der soliden Mitte: 3 Nutzer und rund 5.000 Datensätze im Free-Tarif [3] (Leads, Kontakte, Accounts und Deals zusammengerechnet), dazu maximal 5 aktive Workflow-Regeln [3] und ein anpassbares Pipeline-Layout. Der Haken: Die Oberfläche wirkt für eine einzelne Person stellenweise überladen, weil sie ursprünglich für Vertriebsteams gebaut wurde, und das Datensatz-Limit ist schneller erreicht, als die reine Kontaktzahl vermuten lässt. Für wen ehrlich: für kleine Duos oder Trios, die mehr als eine Person im CRM brauchen und etwas Einarbeitungszeit einplanen können.
CentralStationCRM
CentralStationCRM ist der deutsche, DSGVO-strenge Kandidat: Server in Deutschland, 3 Nutzer und 200 Kontakte im Free-Tarif [4], reduziert auf Kontaktverwaltung ohne Automatisierungs-Schnickschnack. Der Haken ist das knappe Kontakte-Limit. Wer über 200 aktive Kontakte wächst, braucht schneller ein Upgrade als bei den anderen drei Kandidaten, dann für 24 €/Monat im Team-Tarif mit 3.000 Kontakten [4]. Für wen ehrlich: für alle, denen der Serverstandort Deutschland wichtiger ist als Funktionsumfang, und deren Kontaktliste überschaubar bleibt.
Bewusst nicht dabei: Bitrix24, weil die Suite für eine einzelne Person überdimensioniert ist, und Pipedrive, weil es keinen dauerhaften Free-Tarif führt, sondern nur eine 14-tägige Testphase ohne Kreditkartenpflicht [5]. Wer das übersieht, plant mit einem Tool, das nach zwei Wochen kostenpflichtig wird.
Welches kostenlose CRM passt zu dir? Der Entscheidungsbaum
Entscheide entlang von drei Fragen: Willst du Newsletter und CRM in einem Tool? Brauchst du Serverstandort Deutschland? Wächst deine Kontaktliste absehbar über ein paar Hundert hinaus? Aus den Antworten ergibt sich ein klarer Pfad zu genau einem der vier Kandidaten.
- Unter 20 aktiven Kontakten: noch kein CRM nötig. Bleib bei der gepflegten Tabelle aus dem ersten Abschnitt.
- Newsletter und CRM in einem Tool gewünscht: Brevo, wenn du Versand und Kundenverwaltung nicht trennen willst.
- Serverstandort Deutschland wichtiger als Funktionsumfang: CentralStationCRM, solange dein Kontaktkreis unter 200 bleibt.
- Breitestes CRM-Funktionsspektrum gewünscht, bis rund 1.000 Kontakte reichen: HubSpot, wenn du Branding und späteren Preissprung akzeptierst. Willst du dagegen möglichst viele Kontakte kostenlos speichern, ist Brevo mit bis zu 100.000 Kontakten großzügiger [1][2].
- Mehrere Mini-Nutzer, etwa ein Partner-Duo: Zoho CRM, wenn Anpassbarkeit wichtiger ist als Einfachheit.
Die einzige Entscheidungslogik in dieser Auswahl ist bewusst keine Rangliste: Jeder Pfad endet bei einem anderen Tool, weil jede Situation einen anderen Haken am ehesten verkraftet.
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Passt HubSpot zu deinem CRM-Bedarf?
Wenn dir das breiteste CRM-Funktionsspektrum wichtiger ist als die reine Kontaktzahl und bis zu 1.000 Kontakte für dich reichen, ist HubSpot der Kandidat aus dem Vergleich. Werbehinweis und Transparenzseite gelten wie oben beschrieben.
HubSpot CRM kostenlos ansehenDie Free-Limit-Realität: wo Gratis endet und was es dann kostet
Jedes Gratis-CRM ist ein Einstieg in ein Bezahlmodell: Die ehrliche Frage ist nicht „ob“, sondern „wobei“ dich der Free-Tarif zuerst bremst und was der nächste Schritt kostet. Die vier Kandidaten bremsen an unterschiedlichen Stellen, und wer das vorher kennt, wird nicht mitten im Wachstum überrascht.
| Tool | Bremst zuerst bei | Erster Bezahltarif ab |
|---|---|---|
HubSpot CRM* | Kontakte-Limit (1.000) und Branding [1] | ca. 20 €/Nutzer/Monat [6] |
Brevo | Tageslimit von 300 Mails [2] | ab ca. 7 €/Monat [7] |
Zoho CRM | Workflow-Deckel (max. 5 aktive Regeln) [3] | ca. 14 US-Dollar/Nutzer/Monat [8] |
CentralStationCRM | Kontakte-Limit (200) [4] | 24 €/Monat, Team-Tarif [4] |
Eine Frage stellt in dieser Marktübersicht kaum jemand: Kommst du mit deinen Daten wieder heraus, wenn du das Tool eines Tages verlässt? Prüfe vor der Wahl, ob ein CSV-Export im Free-Tarif enthalten ist. Das entschärft die Angst vor der „falschen“ Entscheidung, weil keine Wahl damit endgültig ist.
Der Realitätscheck bleibt derselbe wie bei jedem anderen Werkzeug: Ab dem Punkt, an dem dich das Free-Limit im Alltag bremst, sind 10 bis 20 Euro im Monat gut investiert. Bei HubSpot kann dieser erste Schritt allerdings teurer ausfallen als bei den anderen drei Kandidaten. Wäge den Wechsel zu einem günstigeren Tool dann bewusst gegen den Umzugsaufwand ab.
In 60 Minuten startklar: der Minimal-Start
Vom Konto bis zum arbeitsfähigen CRM brauchst du rund 60 Minuten, wenn du dich auf drei Dinge beschränkst: Kontakte importieren, Pipeline-Stufen anlegen, Wiedervorlagen aktivieren. Das ist eine offengelegte eigene Rechnung mit benannten Annahmen, nicht das Ergebnis einer gemessenen Studie. Bei mehr Bestandskontakten oder komplexeren Pipelines dauert es entsprechend länger.
- Konto und Grundeinstellungen (~10 Min.): Registrieren, Firmendaten hinterlegen, Sprache auf Deutsch stellen.
- Bestandskontakte importieren (~20 Min.): Kontakte aus Tabelle oder Postfach als CSV exportieren und einlesen.
- Pipeline auf 4 Stufen eindampfen (~10 Min.): Anfrage → Gespräch → Angebot → Auftrag, mehr braucht eine Person nicht.
- Erste 5 Wiedervorlagen setzen und testen (~15 Min.): Für die aktuell wichtigsten Kontakte, plus eine Test-Erinnerung zur Kontrolle.
Plane dazu einen festen Wochen-Slot von etwa 15 Minuten für die laufende Pflege ein. Ein ungepflegtes CRM ist schlechter als die gepflegte Tabelle aus dem ersten Abschnitt. Das Dranbleiben ist die Hürde, nicht das Einrichten.
Noch unsicher?
Noch keins der vier passt zu dir?
Wenn du dir bei der Nullfrage nicht sicher bist oder erst an deiner Sichtbarkeit arbeitest, hol dir die Sichtbarkeits-Checkliste per Mail. Du erfährst außerdem als Erstes, sobald der Selbstcheck „Wo stehst du?“ als Mini-App direkt hier startet.
Sichtbarkeits-Checkliste holenHäufige Fragen zu kostenlosen CRM-Systemen
Welches CRM ist komplett kostenlos?
HubSpot, Brevo, Zoho CRM und CentralStationCRM bieten dauerhaft nutzbare Free-Tarife ohne Ablaufdatum. Pipedrive dagegen ist keine echte Alternative dafür. Dort gibt es nur eine 14-tägige Testphase, danach wird es kostenpflichtig.
Was ist der Haken bei kostenlosen CRM-Systemen?
Jeder Anbieter begrenzt den Free-Tarif an anderer Stelle: HubSpot bei Kontakten und Branding, Brevo beim Mail-Volumen, Zoho bei Workflows und Datensätzen, CentralStationCRM bei der Kontaktzahl. Details dazu findest du im Abschnitt zur Free-Limit-Realität weiter oben.
Reicht eine Excel-Tabelle statt CRM?
Ja, bis etwa 20 aktive Kontakte reicht eine gepflegte Tabelle in der Regel aus. Das ist ein Richtwert zur Orientierung, der im Einzelfall abweicht: Sobald dir Wiedervorlagen durchrutschen, ist der Wechsel fällig.
Ist HubSpot CRM dauerhaft kostenlos?
Ja, mit Grenzen: Formulare und E-Mails tragen HubSpot-Branding, und der Free-Tarif ist auf 2 Nutzer und 1.000 Kontakte begrenzt [1]. Damit ist HubSpot beim Kontakte-Limit nicht der größte Kandidat in diesem Vergleich. Brevo erlaubt bis zu 100.000 Kontakte [2].
Welches kostenlose CRM speichert Daten in Deutschland?
CentralStationCRM betreibt seine Server in Deutschland [4]. Brevo verarbeitet Daten in Europa; bei HubSpot als US-Anbieter lohnt sich ein eigener Blick auf die Datenschutzerklärung.
Ab wann lohnt sich ein bezahltes CRM?
Meist ab dem Punkt, an dem dich das Free-Limit im Alltag konkret bremst, nicht nach einem festen Zeitraum. Rund 10 bis 20 Euro im Monat sind dann ein realistischer Einstieg.
Gibt es CRM-Freeware zum Herunterladen oder Open Source?
Ja, etwa Dolibarr oder EspoCRM [9], die du selbst hosten musst. Für die Zielgruppe dieses Beitrags ist der Aufwand für Server und Wartung meistens höher als der Nutzen. Deshalb stehen hier nur Cloud-Free-Tarife im Vergleich.
Kann ich meine Kontakte später in ein anderes CRM umziehen?
Meistens ja, über einen CSV-Export. Prüfe das aber vor der Wahl direkt im Free-Tarif deines Kandidaten, nicht erst beim Wechsel.
Weiterführend
Kostenlose Marketing-Tools
Kostenlose Marketing-Tools: der Starter-Korb in 4 Bausteinen
Kostenlose Marketing-Tools sortiert nach vier Bausteinen statt endloser Liste: Website, Design, Präsentation, Schaufenster – mit ehrlicher „reicht free?“-Grenze.
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Erste Kunden gewinnen: die 2 Prioritätskanäle
Erste Kunden gewinnen als Solo-Gründer: das 2-Prioritätskanäle-Framework nach Geschäftsmodell, ehrliche Zeitangaben und Taktiken für deine ersten 10 Kunden.
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